قبل از به وجود آمدن سیستم های کامپیوتری و اختراع نرم افزارهای مالی، دنیا حسابدرانی را به چشم دیده است که در انتهای سال‌مالی دور هم جمع شده اند و به صورت دستی در حال مانده گیری نهایی و مغایرت گیری هستند؛ کاری بسیار طاقت فرسا که روزها به طول می انجامید و در نهایت به نتیجه دلخواه نمی رسید و حسابدران را اجبار به بررسی مجدد تمامی حسابهای ثبت شده میکردند. از این رو هست که در انگلستان حسابداری جایگاه شماره یک  بعد از خانواده سلطنتی در رتبه بندی مشاغل در گذشته و حال هست. قبل از اختراع نرم افزارهای مالی ،حسابداری دوطرفه تعریف کنونی را نداشت و میزان مغایرت بدهکاری یا بستانکاری بسیار بالا بود که مشکلات حسابدار را چند برابر میکرد. فقط کافی بود تا هنگام جمع یا تفریق ثبت های مالی کوچکترین اشتباهی رخ دهد، آنگاه یک تیم حسابداری مجبور به بررسی هریک از ثبتها میشدند. حسابدار باید وضعیت شرکت را با طرف مالی خود در پایان هر ماه بررسی میکرد که همواره با مغایرت همراه بود.   بعد از رایج شدن سیستم های کامپیوتری، نرم افزارهای مالی یکی پس از دیگری طراحی شدند. حسابدران برای ثبت یک رویداد مالی تنها کافی بود عنوان ثبت مالی خود را انتخاب کنند و مبلغ مورد نظر را وارد نمایند. نرم افزار به تشخیص این رویداد مالی میپردازد و در بخشهای دیگر برنامه این ثبت را درلحظه محاسبه میکند. مانده گیری نهایی به صورت سیستمی انجام میشد و احتمال خطا را به صفر میرساند. امروزه استفاده از نرم افزارهای مالی امری بدیهی و منطقی است و امروز شاهده این هستیم که حتی کوچکترین واحدهای مالی هم از این دست نرم افزارها استفاده میکنند. اما براستی ویژگی های بارز نرم افزارهای مالی چیست؟

هرکسی میتواند حسابداری کند

حسابداری در گذشته شغلی بود که افراد با هوش و دقت بسیار بالا را مطالبه میکرد تا از کمترین اشتباهات جلوگیری کنند. نرم افزارهای مالی عدم به وجود آمدن خطا و دسته بندی ثبت مالی را به دوش میکشند و فقط کافی است فردی این حسابها را در سیستم وارد کند و مابقی ماجرا را مشاهده نماید.

جلوگیری از اتلاف وقت

یک واحد مالی را در نظر بگیرید که دائما با مشتری سر و کار دارد و باید در لحظه فاکتورهای خرید یا فروش زیادی را تولید نماید. عملا با حجم مبادلات زمان معاصر به صورت دستی این امر امکان پذیر نیست اما نرم افزارهای مالی به همراه یک دستگاه چاپگر میتواند بر حسب نیاز هرچقدر که بخواهیم برای ما فاکتور تولید کنند و در زمان صرفه جویی نمایند.

گزارشات مالی

با توجه به اینکه هریک از رویدادهای مالی ما در سیستم تعریف میشود، هر رویداد جایگاه مشخصی را در گزارشات مالی که قرار است در آینده تهیه کنیم دارد که سیستم این کار را در همان لحظه‌ی ثبت اولیه انجام میدهد وشما میتوانید در هر زمان صورتهای مختلف پایان دوره مالی خود را مشاهده کنید.

آینده نگری

اولین دغدغه مدیران مالی این است که آینده شرکت چه خواهد شد؟ اگر ما یک مجموعه بزرگ مالی داشته باشیم که ورودی و خروجی آن زیاد باشد ، محاسبه دستی سود و زیان  و ترسیم نمودارهای مالی مختلف کاری بسیار سخت است و دقت عمل بالایی میخواهد. این نمودارها و شاخصهای مختلف مالی دیگر به راحتی در نرم افزارهای مالی در هر لحظه قابل چاپ و مشاهده است.

جلوگیری از اختلاس و فساد مالی

هر ثبت،پرداخت یا برداشت از سیستم مالی نیاز به تایید چند مرحله ای حسابدار،مدیر مالی و... دارد که موجب میشود از کمترین فسادهای مالی جلوگیری شود و همه چیز به صورت  شفاف قابل رویت باشد. در بین نرم افزارهای مالی، نرم افزارهای مالی تحت وب از ویژگی های خاصی برخوردار هستند. شاید نسخه های داخلی این دست نرم افزارها در کشور ما نسبت به نسخه نصبی محدودتر باشند اما ویژگی منحصر به فرد خود را دارند؛ از جمله حسابداری دوطرفه آنلاین. در این نوع ثبت حسابدارن هر دو طرف، همزمان در یک تزارنامه اشتراکی انلاین به ثبت وضعیت بدهکاری یا بستانکاری خود میپردازند و میتوانند در لحظه وضعیت خود را نسبت به طرف مقابل ببینید تا این مغایرت ها برای انتهای سال مالی انباشته نشود. در انتها باید گفت نرم افزارمالی هرگز جایگزین حسابدار نخواهد شد و ساختار این سیستم هرچه که باشد هوش مصنوعی است و نیاز به کنترل انسان جهت استفاده دارد. خواهیم دید که در آینده آیا کامپیوترها میتوانند جایگزین حسابدارن شوند و خطاهای انسانی را به حداقل برسانند؟